NOVAS REGRAS SOBRE UTILIZACAO DE PROGRAMAS INFORMTICOS DE FACTURACAO

Legislação: Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, após a primeira alteração introduzida pela Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de janeiro; Portaria n.º 1192/2009, de 8 de outubro; e, art.º 123.º n.º 9 do Código do IRC

Concluída a fase de certificação da maioria dos programas de faturação, o Ministério das Finanças veio, recentemente, reforçar este instrumento de combate à fraude e evasão fiscal, alargando progressivamente o universo de contribuintes que, obrigatoriamente, devem utilizar programas certificados como meio de emissão de faturas ou documentos equivalentes e talões de venda.

Definiu, também, as regras que os equipamentos ou programas informáticos não certificados devem observar na emissão de documentos entregues aos clientes, quando se trate de contribuintes não abrangidos pela obrigatoriedade de utilização de programas certificados de faturação.

QUAIS AS PRINCIPAIS ALTERAÇÕES?

De acordo com o artigo 2.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, com a redação dada pela Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de janeiro, todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, com as exceções constantes do n.º 2 do artigo 2.º, passam a estar obrigados a utilizar, exclusivamente, um programa de faturação certificado.

Deixa, portanto, de ser possível, após 1 de abril de 2012, o uso de máquina registadora ou a faturação manual emitida em documentos impressos por tipografias autorizadas, passando a sistema universal de faturação, a utilização de programa certificado. Isto é, com esta nova portaria, a lei passou a impor a utilização de programa certificado como forma exclusiva de emissão de faturas ou documentos equivalentes e talões de venda.

Esta obrigatoriedade de utilização de programa certificado vigora a partir de 1 de abril de 2012 para sujeitos passivos com volume de negócios superior a € 125 000 e a partir de 1 de janeiro de 2013, para os sujeitos passivos com volume de negócios superior a € 100 000.

Os sujeitos passivos que utilizem programas multiempresa ou que optem pela utilização de programa informático de faturação estão, em qualquer caso, obrigados a utilizar programa certificado, exceto se, diretamente ou através de empresa do mesmo grupo económico, forem titulares dos direitos de autor do programa utilizado.

QUEM ESTÁ SUJEITO ÀS NOVAS REGRAS?

1. Todos os sujeitos passivos de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares (IRS) ou de imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas (IRC), que não reúnam os requisitos de exclusão.

2.            Os sujeitos passivos que utilizem programa de faturação multiempresa (v.g. gabinetes de contabilidade que disponibilizam a vários clientes o mesmo programa de faturação).

3.            Os sujeitos passivos que optem, a partir de 1 de abril de 2012, pela utilização de programa informático de faturação, mesmo que reúnam condições de exclusão.

QUEM ESTÁ EXCLUÍDO DA OBRIGATORIEDADE DE UTILIZAR UM PROGRAMA CERTIFICADO?

Excluem-se os sujeitos passivos mencionados no ponto 1 anterior que reúnam algum dos seguintes requisitos:

- Utilizem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respetivos direitos de autor;

- Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior a € 100.000, sendo que este limite é de € 125.000 até ao final do ano de 2012.

- Tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de faturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a 1 000 unidades;

- Efetuem transmissões de bens através de aparelhos de distribuição automática ou prestações de serviços em que seja habitual a emissão de talão, bilhete de ingresso ou de transporte, senha ou outro documento pré-impresso e ao portador comprovativo do pagamento.

Bastará, por isso, que apenas uma destas condições se verifique para que o utilizador/sujeito passivo esteja dispensado.

QUAIS OS DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ASSINADOS COM A CHAVE PRIVADA?

Nos termos dos art.ºs 6.º e 7.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, com as alterações introduzidas pela Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de janeiro, são assinados os seguintes documentos:

•             As faturas ou documentos equivalentes e os talões de venda;

•             As guias de transporte, guias de remessa e quaisquer outros documentos que sirvam de documento de transporte, nos termos do Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho.

•             Quaisquer outros documentos, independentemente da sua designação, suscetíveis de apresentação ao cliente para conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa.

OS DOCUMENTOS DO TIPO FATURAS PRO FORMA OU ORÇAMENTOS DEVEM SER ASSINADOS?

Não. No entanto, as faturas pro forma, orçamentos, bem como quaisquer outros documentos com eficácia externa eventualmente emitidos por um programa de faturação, não sujeitos a assinatura, devem conter de forma evidente a sua natureza e conter a expressão Este documento não serve de fatura, competindo ao produtor de

Software criar condições que não permitam tais alterações de layouts, de modo a impedir qualquer confusão com uma fatura.

POSSO CONTINUAR A USAR FATURAS OU DOCUMENTOS EQUIVALENTES MANUAIS (IMPRESSOS EM TIPOGRAFIAS AUTORIZADAS)?

Se não está obrigado a utilizar programa certificado pode continuar a usar faturas ou documentos equivalentes manuais (impressos em tipografias autorizadas).

Porém, os sujeitos passivos que não reúnam nenhum dos requisitos de exclusão, só podem emitir faturas ou documentos equivalentes impressos em tipografias autorizadas em caso de inoperacionalidade do programa de faturação (situações em que o acesso ao programa de mostre inviável), devendo ser integrados no programa imediatamente após a cessação da sua inoperacionalidade, utilizando uma numeração sequencial própria e uma série específica, anual ou plurianual, por tipo de documento.

POSSO CONTINUAR A USAR MÁQUINAS REGISTADORAS?

Se não está obrigado a utilizar programa certificado de faturação, pode continuar a utilizar documentos emitidos por máquinas registadoras.

Deve, todavia, ter em consideração que foram igualmente estabelecidas regras a observar pelas máquinas registadoras. Assim:

4 Os equipamentos ou programas de faturação não certificados que, para além dos talões de venda, emitam quaisquer outros documentos suscetíveis de apresentação aos clientes como comprovativo da transmissão de bens ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa, devem:

a)            Numerar sequencialmente esses documentos, que devem conter ainda os seguintes elementos:

I.             Data e hora da emissão;

II.            Denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor de bens ou prestador de serviços;

III.          Denominação usual e quantidades dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;

IV.          O preço líquido de imposto e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto;

V.           A indicação de que não serve de fatura;

b)           Registar os documentos numa série específica, em base de dados, no rolo interno da fita da máquina ou no jornal eletrónico, evidenciando igualmente os documentos anulados.

4 Os documentos emitidos, em modo de treino, pelos equipamentos ou programas de faturação não certificados, devem conter obrigatoriamente a menção Documento emitido para fins de formação.

UMA EMPRESA TEM DUAS ATIVIDADES DISTINTAS, CORRESPONDENTES A DIFERENTES CAEs, EM QUE NUMA DAS ATIVIDADES O VOLUME DE NEGÓCIOS É SUPERIOR A €125.000 E EMITE MAIS DE 1 000 FATURAS ANO, ENQUANTO QUE NA OUTRA NÃO ATINGE OS €100.000. A PRIMEIRA ATIVIDADE NECESSITA DE SOFTWARE CERTIFICADO E A SEGUNDA NÃO?

A obrigatoriedade de utilização de Software certificado aplica-se aos sujeitos passivos e não às atividades. Assim, o volume de negócios, bem como o número de faturas emitidas a considerar para efeitos de possível exclusão, é o da entidade.

A exigência de programa de faturação certificado aplica-se a todas as atividades exercidas, independentemente do seu local de prestação, podendo utilizar programas diferentes, desde que sejam todos certificados.

TENHO DOIS OU MAIS ESTABELECIMENTOS PRINCIPAIS OU LOCAIS DO EXERCÍCIO DE ATIVIDADE, COM O MESMO PROGRAMA CERTIFICADO. POSSO USAR PROGRAMAS DIFERENTES? É NECESSÁRIO DISTINGUIR AS FATURAS?

O sujeito passivo pode usar um ou mais programas certificados nos seus locais de venda, devendo fornecer um ficheiro XML de SAF-T (PT) de cada um deles.

Deve(m) ser criada(s) série(s) específica(s) para cada um dos estabelecimentos, de modo a que as faturas, documentos equivalentes e talões emitidos, incluam juntamente com o número do documento essa série específica do estabelecimento, que os permita distinguir entre si.

UTILIZO UM PROGRAMA INFORMÁTICO DE FATURAÇÃO NÃO CERTIFICADO. COM AS NOVAS ALTERAÇÕES, POSSO CONTINUAR A UTILIZÁ-LO?

Sim, pode, enquanto reunir os requisitos de exclusão anteriormente mencionados, nomeadamente, os relativos ao volume de negócios e número de documentos emitidos.

SE UTILIZAR UM PROGRAMA DE FATURAÇÃO DESENVOLVIDO PELA PRÓPRIA EMPRESA OU POR EMPRESA INTEGRADA NO GRUPO ECONÓMICO A QUE PERTENÇO, NECESSITO DE CERTIFICAR O PROGRAMA?

Não. Só precisará de ser certificado se for utilizado por sujeitos passivos não pertencentes ao grupo económico, como no caso dos franchisados, da autofacturação ou da utilização no modo multiempresa.

Para o efeito, considera-se grupo económico a empresa mãe e subsidiárias que ficam abrangidas pelo disposto no art.º 6.º do Decreto-Lei n.º 158/2009, de 13 de julho, que aprovou o Sistema de Normalização Contabilística e revogou o Plano Oficial de Contabilidade.

DSCAC / março de 2012